コールセンタで勤務していたころよく質問されたのが
「Wordのレイアウトが崩れたのを何とかしてほしい」
でした。
Wordはワープロソフトとはいえ、多機能で結構複雑な設定もありますので、原因がわからないものを一つ一つ調べていくのは結構大変です。
そんなとき、よく提案していたのが「作り直し」です。
とはいっても、「一から作り直す」ではとても効率が悪いので、
「入力した文字はそのままで、レイアウトだけやり直す」という方法をとっていました。
どうするかというと、以前ご説明した「クリップボード」を活用します。
Wordで入力されている文字には、フォントや文字サイズ、インデントなど様々な書式情報が含まれますが、これを、いったん文字情報だけにして貼り付けます。
具体的には、まずWordの文書を「Ctrl＋A」で「すべて選択」して、「コピー」（または「Ctrl＋C」）します。これでクリップボードには、フォントや文字サイズ、インデントなどの書式情報も含めた文字情報がコピーされます。（なお、Wordでは「テキストのみ貼り付け」というメニューがあり、これは書式情報を破棄して貼り付けるメニューなので、こちらでもOKですが、新規ドキュメントを開いてから貼り付けてください。）
次に、「メモ帳」などのテキストエディタに「貼り付け」（または「Ctrl＋V」）で貼り付けます。テキストエディタは文字の情報しか扱わないソフトなので、この時点で書式情報は破棄されます。これでデータは純粋な文字データだけになりました。
続いて今度は、テキストエディタで「Ctrl＋A」で「すべて選択」し、今度はWordで開いた新規ドキュメント上に「Ctrl＋V」で貼り付けます。これで、書式情報がクリアされたWord文書になりました。
最後に、段落やフォント、文字サイズなどを整えて完成です。
なれないと少し手順が複雑なので分かりづらいですが、「Wordで原因不明なレイアウト崩れ」が起こった場合、この方法でほぼ対応できます。
Wordでレイアウトが崩れてどうにもならない、といった場合は一度試してみてくださいね。
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